Pas d’improvisation. Ce serait la règle commune à tous les voyages, notamment le business trip ou déplacement d’affaires. Souvent fait dans le cadre professionnel, ce périple demande une organisation. Retrouvons ensemble les éléments essentiels de la préparation à faire.
Régler les formalités administratives du business trip
La première chose à faire sera de régler le côté administratif. Le voyage d’affaires ne se fera pas sans un passeport, une pièce d’identité et un visa. Il arrive que certains pays exemptent les séjours de très courte durée de cette formalité. Quoi qu’il en soit, il faut se rapprocher de l’ambassade du pays de destination. Il est possible que les autorités locales demandent des documents et exigent la preuve de vaccins. De toute manière, il faut être en bonne santé au moment de partir.
S’occuper de la réservation et éventuellement de l’assurance
Les réservations devraient se faire le plus tôt possible. Cela dit, le business trip se prépare souvent dans un délai assez restreint. En effet, les affaires demandent parfois de la réactivité et les prises de décision assez soudaines sont fréquentes. Il arrive que le voyage exige des réservations dans plusieurs hôtels. C’est le cas pour les tournées d’affaires ou les déplacements des équipes de force de vente. L’itinéraire sra alors à connaître à l’avance. Le budget repas et hébergement en dépend.
Préparer la valise et le côté pratique du voyage d’affaires
Comme pour tout voyage bien organisé, le business trip demande une valise à la fois compacte et complète. Le voyageur aura principalement besoin de son matériel de travail. Cela peut être l’ordinateur, des marchandises pour faire la démonstration, des livres, voire le nécessaire pour faire une projection vidéo. Avoir des tenues de circonstance serait aussi une autre obligation. Les conférenciers ne pourront pas se déplacer sans costume-cravate. Pour les entrepreneurs dans le high-tech, la chemise manche courte ou le t-shirt peut aller.
